Автоматизация учрежденческой деятельности

Существуют две точки зрения на содержание понятия "электронный офис". Первая, или так называемый "широкий подход", определяет офис как организацию, на входе и выходе которой только бумаги, т.е. как организацию, не производящую операций с материальными изделиями, сырьем, полуфабрикатами, инструментами, комплектующим". Иногда в этот перечень включают и такие бумаги, как научно-исследовательский отчет, проектно-инженерная документация и т.п.

Другая точка зрения, или так называемый "узкий подход", заключается в следующем: офис - это организация канцелярского типа, функция которой получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. Часто это мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия "документ" - последним считается любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Можно выделить два основных типа задач, решаемых в каждом офисе: работа с документами; управление работами.

Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединенных понятием делопроизводства. Это создание документов; рассылка документов; хранение документов; обеспечение санкционированного доступа к документам; поиск нужных документов и их фрагментов.

В настоящее время с развитием информационных технологий появились методы и средства, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса. Они позволяют автоматизировать ручные операции, поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещения документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются: ввод информации в систему и запись ее в электронный архив, хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами и, наконец, вывод информации в систему.

Рассмотрим эти фазы поочередно. Итак, первая.

Ввод информации в систему. Одним из самых распространенных способов ввода информации в систему на современном этапе является чтение бумажных документов с помощью сканера и запись этих текстов в графическом виде для создания электронной копии документов в памяти компьютера. Выполняют такую работу так называемые системы распознавания текстов: при необходимости после сканирования и ввода документа в систему его графический образ переводится в текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.

Наряду с текстом легко распознается и воспроизводится таблица, а образы графических частей текста воспроизводятся без преобразования, можно выполнить только масштабирование (уменьшение или увеличение) этих графических объектов. Для организации потокового ввода документов в электронный архив используют специальные программы распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, которые называются обычно атрибутами. Это позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления, если это действительно нужно.

Информация может поступать в офис и путем импорта уже готовых файлов с магнитных носителей или по телекоммуникационным линиям связи: факсом, сообщением электронной почты и т.д.

Следующая фаза: хранение и поиск информации. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации и навигации (перемещение внутри архива), поиска и фильтрации (отбора нужных документов).

Самый простой способ хранения документов - это файловые системы, которые поддерживаются операционными системами компьютеров. При этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.

В современных операционных системах Windows'95, 98, 2000 есть возможность задания длинных имен, каталогов и файлов в качестве названия папок и документов для удобства пользователя, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по некоторым их параметрам, таким, как время создания, длина и т.д.

Другим способом систем хранения документов является электронная почта, когда документы хранятся в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными к ним файлами с указанием на файлы, которые являются дополнением к этому сообщению. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако и в файловых системах и в системах почтовых ящиков поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по наименованию или по атрибутам, а также по тексту такого сообщения.

Основная проблема, которая встает на следующем этапе работы перед пользователем - это быстрое получение необходимой информации, то есть операция поиска. Проблема поиска информации вообще является одной из наиболее сложных, особенно в больших наборах документов.

Рассмотрим самые распространенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматизированной подготовки. Иногда случается, что документы приходят в нескольких заранее неустановленных и неизвестных форматах, и тогда появляется возможность создать средства поиска документов по их атрибутам. Обычно автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, таких, как время поступления документа, источник, размер этого документа, возможно, наименование и автор.

Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно дороги, поэтому самый простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для сортировки документов по рубрикам.

Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизированный вид поиска, но при больших объемах информации получение пользователем нужной информации сопряжено со значительными трудностями.

Итак, современные системы автоматизации документооборота предлагают, в основном, следующие четыре вида поиска: поиск по атрибутам (наименование документа, автор или другой источник, номер дела, библиографический или иной индекс и т.п.); гипертекстовые ссылки (технология Интернет); тематические рубрикаторы (классификация, принятая в библиотечном деле); контекстный поиск (поиск по ключевым словам, по фразам или их фрагментам).

[Версия для печати]

[Комментарии читателей]