Информационные технологии, обеспечивающие управление информационными ресурсами
Сегодня на рынке прикладных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Хотя каждому комплексу свойственны уникальные особенности, все они развиваются по общим законам.
Microsoft Office for Windows 95, 98, 2000 представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое. Microsoft Office for Windows 95, 98, 2000 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей.
Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft OutLook. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.
Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.
Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.
Система. Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких, как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких, как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты.
Программный продукт Docs Open (компания PC Docs Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной среде на накопителях различной природы.
Система построена на современной архитектуре "клиент-сервер". Docs Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса, который позволяет находить документы по содержанию документа.
Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Предусмотрена возможность пах/автоматического удаления редко используемых документов.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Вопрос о хранении информации и доступе к ней решен в системе Docs Open, но существует множество "подводных камней", сопряженных с тем, чтобы информация о том, что и как необходимо сделать, своевременно появлялась у того (или у тех), кто это должен выполнить. Именно для этой цели служит система свободной маршрутизации WorkRoute.
Здесь вводятся понятия очереди заданий входных, выходных, отложенных, завершенных работ на каждом рабочем месте.
Инициатор (руководитель) имеет возможность назначить опцию для рассылки заданий:
- послать всем членам группы (скорее всего для режима ознакомления);
- послать менеджеру группы (аналог начальника отдела);
- послать первому вошедшему из группы, а также совершить проверки хода исполнения заданий и принять решение об изменении сроков исполнения, исполнителя, результата выполнения работы.
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.
Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, a клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95, 98, 2000. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них методы нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70-100% для полнотекстового поиска). Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова. Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска.
Система Staff ware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность).
В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД ORACLE и СУБД INFORMIX.
По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение которого состоит во вводе и (или) обработке данных.
Определим некоторые понятия. База данных - совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.
Предметная область - это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.
Совместное использование данных предполагает не только то, что все файлы существующих приложений интегрированы, а также и то, что новые приложения могут быть построены на существующей базе данных. Использование БД обеспечивает в основном:
- независимость данных и программ;
- реализацию отношений между данными;
- совместимость компонентов БД;
- простоту изменения логической и физической структур БД;
- целостность;
- восстановление и защиту БД и др.
К другим целям использования БД относятся:
- сокращение избыточности в хранимых данных;
- устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автоматической корректировки и поддержки всех дублирующих записей;
- уменьшение стоимости разработки пакета программы;
- программирование запросов к БД.
БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.
Обрабатывают базы данных программные продукты системы управления базами данных (СУБД). Она предназначена для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.
Системы управления базами данных выполняют следующие две основные функции: а) хранение и ведение представления структурной информации (данных); б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию. Термин "структурная информация" используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информационно-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управления базами данных пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного факта реального мира может в измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная модель данных. Можно выделить два типа связей данных: связь между атрибутами одного и того же объекта; связь между объектами.
Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:
- По используемому языку общения: замкнутые - имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с базой данных, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов; открытые - для общения с базой данных используется язык программирования, "расширенный" операторами языка манипулирования данными, в этом случае необходимо присутствие квалифицированного программиста.
- По числу поддерживаемых СУБД уровней моделей данных: одноуровневые; двухуровневые; трехуровневые. Теоретически обоснован выбор трехуровневой архитектуры данных; однако на практике СУБД для персональных компьютеров часто объединяют концептуальный и внутренний уровень представления.
- По выполняемым функциям: операционные - иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в базе данных; информационные - позволяют организовать хранение данных, поиск и.выдачу нужных данных из базы данных и поддерживать их целесообразность и актуальность.
- По сфере применения: универсальные - настраиваются на любую предметную область путем создания соответствующей базы данных и прикладных программ; проблемно-ориентированные - ориентация на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения.
- По допустимым режимам работы: пакетный; телеобработка.