Менеджмент, экономика, маркетинг
Менеджмент Экономика Маркетинг
Менеджмент организации OrgManagement.Ru
Отзывы Связь Ссылки Карта сайта

Автоматизация учрежденческой деятельности

Существуют две точки зрения на содержание понятия "электронный офис". Первая, или так называемый "широкий подход", определяет офис как организацию, на входе и выходе которой только бумаги, т.е. как организацию, не производящую операций с материальными изделиями, сырьем, полуфабрикатами, инструментами, комплектующим". Иногда в этот перечень включают и такие бумаги, как научно-исследовательский отчет, проектно-инженерная документация и т.п.

Другая точка зрения, или так называемый "узкий подход", заключается в следующем: офис - это организация канцелярского типа, функция которой получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. Часто это мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия "документ" - последним считается любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Можно выделить два основных типа задач, решаемых в каждом офисе: работа с документами; управление работами.

Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединенных понятием делопроизводства. Это создание документов; рассылка документов; хранение документов; обеспечение санкционированного доступа к документам; поиск нужных документов и их фрагментов.

В настоящее время с развитием информационных технологий появились методы и средства, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса. Они позволяют автоматизировать ручные операции, поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещения документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются: ввод информации в систему и запись ее в электронный архив, хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами и, наконец, вывод информации в систему.

Рассмотрим эти фазы поочередно. Итак, первая.

Ввод информации в систему. Одним из самых распространенных способов ввода информации в систему на современном этапе является чтение бумажных документов с помощью сканера и запись этих текстов в графическом виде для создания электронной копии документов в памяти компьютера. Выполняют такую работу так называемые системы распознавания текстов: при необходимости после сканирования и ввода документа в систему его графический образ переводится в текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.

Наряду с текстом легко распознается и воспроизводится таблица, а образы графических частей текста воспроизводятся без преобразования, можно выполнить только масштабирование (уменьшение или увеличение) этих графических объектов. Для организации потокового ввода документов в электронный архив используют специальные программы распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, которые называются обычно атрибутами. Это позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления, если это действительно нужно.

Информация может поступать в офис и путем импорта уже готовых файлов с магнитных носителей или по телекоммуникационным линиям связи: факсом, сообщением электронной почты и т.д.

Следующая фаза: хранение и поиск информации. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации и навигации (перемещение внутри архива), поиска и фильтрации (отбора нужных документов).

Самый простой способ хранения документов - это файловые системы, которые поддерживаются операционными системами компьютеров. При этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.

В современных операционных системах Windows'95, 98, 2000 есть возможность задания длинных имен, каталогов и файлов в качестве названия папок и документов для удобства пользователя, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по некоторым их параметрам, таким, как время создания, длина и т.д.

Другим способом систем хранения документов является электронная почта, когда документы хранятся в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными к ним файлами с указанием на файлы, которые являются дополнением к этому сообщению. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако и в файловых системах и в системах почтовых ящиков поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по наименованию или по атрибутам, а также по тексту такого сообщения.

Основная проблема, которая встает на следующем этапе работы перед пользователем - это быстрое получение необходимой информации, то есть операция поиска. Проблема поиска информации вообще является одной из наиболее сложных, особенно в больших наборах документов.

Рассмотрим самые распространенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматизированной подготовки. Иногда случается, что документы приходят в нескольких заранее неустановленных и неизвестных форматах, и тогда появляется возможность создать средства поиска документов по их атрибутам. Обычно автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, таких, как время поступления документа, источник, размер этого документа, возможно, наименование и автор.

Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно дороги, поэтому самый простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для сортировки документов по рубрикам.

Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизированный вид поиска, но при больших объемах информации получение пользователем нужной информации сопряжено со значительными трудностями.

Итак, современные системы автоматизации документооборота предлагают, в основном, следующие четыре вида поиска: поиск по атрибутам (наименование документа, автор или другой источник, номер дела, библиографический или иной индекс и т.п.); гипертекстовые ссылки (технология Интернет); тематические рубрикаторы (классификация, принятая в библиотечном деле); контекстный поиск (поиск по ключевым словам, по фразам или их фрагментам).
[Версия для печати] [Комментарии читателей]